ICT در مراکز اداری چه نقشی دارد؟

اجرای صحیح فناوری اطلاعات و ارتباطات ICT می تواند با بهبود کارآیی در مراکز اداری، بهره وری را به حداکثر برساند. در یک فضای اداری علاوه بر فعالیت هایی که مستقیماً با توسعه نرم افزارها سروکار دارند، فعالیت هایی مانند دریافت و ارسال نامه، تایپ، فتوکپی، تشکیل پرونده، کار با دستگاه هایی مانند تلفن، فکس و رایانه ها و غیره انجام می شود.
هر سازمان مدرنی لازم است یک فضای اداری داشته باشد که این سازمان می تواند یک سازمان دولتی، شرکت بازرگانی،مدرسه، بیمارستان و یا سازمان خصوصی باشد. همان طور که گفته شد فناوری اطلاعات و ارتباطاتICT بر روی بهره وری یک سازمان تاثیر می گذارد. برخی از این تاثیرات عبارتند از:

خدمات بهتر مشتری
تنوع محصول/خدمات بیشتر
زمان پاسخ کوتاه تر
کیفیت محصول/خدمات پیشرفته
شخصی سازی بهتر محصولات و خدمات

اصولاً از فناوری اطلاعات و ارتباطاتICT برای اشاره به زیرساخت ها و توسعه محصول استفاده می شود که جمع آوری، ذخیره و تجزیه و تحلیل اطلاعاتی را که ممکن است بصورت الکترونیکی منتقل شود، تسهیل می کند. این زیرساخت ها شامل تجهیزاتی مانند تلفن، رایانه، چاپگر، اسکنر، روتر، مودم و خطوط ارتباطی هستند که برای تقویت ارتباط بین کارفرمایان و کارمندان، مشاغل و مشتریان و ارتباطات بین سازمانی از طریق مرزهای فیزیکی مورد استفاده قرار می گیرد. در حال حاضر ، تقریباً هر مأموریت اصلی و فرعی مراکز اداری با کمک زیرساخت های فناوری اطلاعات و ارتباطات ICT انجام می شود. تقریباً تمام جنبه های مدیریت اطلاعات اکنون با ICT گره خورده است و این روند در یک شبکه بهبود یافته در حال صعود است و به تدریج و با گذشت زمان، یک سیستم مدیریت اطلاعات کاملاً دیجیتال به وجود می آید.

برخی از مفیدترین زیرساخت های فناوری اطلاعات و ارتباطات ICT در مراکز اداری عبارتند از:
دسکتاپ
لپ تاپ
پرینتر
تلفن همراه
ماشین فکس
پست صوتی
ویدئو کنفرانس
اینترنت/ شبکه محلی( LAN)
اینترنت/ سرور
ایمیل
اشتراک الکترونیکی داده ها
نرم افراز سفارشی/ وظیفه محور

فناوری اطلاعات و ارتباطاتICT عامل اصلی در توسعه مراکز اداری است. جایگاه آن در سیستم اداری بسیار ارزشمند است و بدون شک در آینده می تواند در زمینه های بیشتری ورود کند .ICT بسیاری از زمینه های فعالیت های اداری را تحت تأثیر قرار داده و به طور چشمگیری باعث بهبود بهره وری سازمان ها می شود. این زیرساخت باعث ایجاد بستر جهانی برای افراد و سازمان ها به منظور ارتباط متقابل، شبکه، معاملات تجاری و به اشتراک گذاری منابع مهمی شود تا مدیریت اطلاعات و پتاسیل مستند سازی بهبود یافته و به طور چشمگیری هزینه عملیات اداری، تعداد کارمندان مورد نیاز برای انجام وظایف و فضای مورد نیاز کاهش یابد. این بدین معنی نیست که زیرساخت ICT صد درصد ایمن است و تأثیرات منفی بر محیط اداری نخواهد داشت. در مواردی مانند سرقت هویت، کلاهبرداری در وب، هک کردن،ویروس های رایانه ای و امثال اینها تهدیداتی برای سازمان ها ایجاد می شود. اما امروزه با پیشرفت های مدرن در زیرساخت ICT، مکانیزم هایی مانند آنتی ویروس ها، محافظان ضد اسپم، فایروال و غیره در دسترس هستند و به طور مداوم به روز می شوند تا در برابر تهدیدات اینترنتی توسعه یافته مبارزه کنند. بنابراین لازم است که هر سیستم اداری برای سازگاری بهتر با دنیای رو به رشد دیجیتال، فناوری اطلاعات و ارتباطات ICT را در فعالیت های خود پیاده سازی کند.

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. فیلدهای اجباری مشخص شده اند *
شما می توانید از این تگ های HTML و ویژگی ها استفاده کنید: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>