سانترال چیست؟ و ضرورت استفاده آن در کسب کارها

سانترال یا PBX نام اختصاری “ private branch exchange” انشعاباتی از خطوط تلفن ها است. به کاربران سازمانی یا شرکتی اجازه می دهد به جای نصب یک خط تلفن جداگانه در محل کار از طریق شماره های داخلی بتوانند با هم تماس بگیرند. سیستم سانترال بدون هزینه است. هر کارمند برای ارتباط با همکاران دیگر نیازی به استفاده از تلفن ثابت ندارند. با وجود سیستم های ویپ و اینترنتی هنوز سیستم سانترال در سازمان ها به عنوان ستون فقرات در ارتباطات صوتی مورد استفاده قرار می گیرد.

این سری از مقالات مجله شبکه ارغوان پیرامون دستگاهی ارتباطی نظیر تلفن سانترال، تلفن voip است. مقاله سانترال سعی دارد که به تفضیل سیستم سانترال را مورد بررسی قراردهد. همچنین تعریفی از انواع سانترال مانند سانترال مجازی را ارائه می دهد. کاربرد سانترال که در ارتباطات شرکت ها نقش پررنگی دارد را بیان می کند. برای انتخاب میان انواع تلفن های تجاری و یا راه اندازی ویپ سیسکو نگاهی به مزایا و معایب سانترال می اندازد.

آیا سیستم سانترال برای کسب و کار ضروری است؟

سیستم سانترال انواع تلفن های داخلی و خارجی شرکت ها را ره گیری کرده، وصل یا تغییر می دهد. سیستم سانترال در مشاغلی که افراد زیادی از تلفن های مختلف استفاده می کنند مناسب است. اما سوال اینجاست که آیا واقعا برای کسب وکار سرمایه گذاری بر روی سیستم سانترال ارزش دارد؟

پاسخ این سوال است که هدف شما از راه اندازی سیستم سانترال چیست؟ چگونه می خواهید کار خود را اجرا کنید؟ اگر می خواهید برای برقراری تماس از تلفن ثابت استفاده کنید یا تلفن PSTN پس پاسخ مثبت است. بهتر است از یک سیستم سانترال سنتی استفاده کنید.

اما اگر می خواهید تیم شما از فناوری مدرن ویپ استفاده کند و از طریق اینترنت تماس تلفنی برقرارکنید صد در صد تلفن های ویپ مقرون به صرفه تر هستند. انتخاب تلفن سانترال یا ویپ و سایر تلفن های ارتباطی کمی گیج کننده است، مطالعه ادامه مقاله شبکه ارغوان در انتخاب آشنایی با سانترال و انواع سیستم سانترال می تواند مفید باشد.

سیستم سانترال چیست؟

تلفن های اختصاصی که در یک کسب و کار یا سازمان مورد استفاده قرار می گیرد سیستم سانترال است. با راه اندازی سیستم سانترال کارمندان داخل این سیستم می توانند شماره داخلی همکار خود را شماره گیری کرده و با او صحبت کنند. تماس گیرندگان خارجی نیز می توانند با شماره گیری شماره فرد یا بخش مورد نظر می توانند ارتباط برقرار کنند. ویژگی های سیستم سانترال عبارتند از:

• برقراری تماس رایگان بین کاربران داخلی
• انتقال تماس به بخش یا فرد دیگر
• ارتباط بیشتر از خطوط فیزیکی
• سرویس صوتی
• ضبط تماس
• پاسخ صوتی وصف انتظار برای تماس مشتریان
• تنظیم ساعت کاری اداری برای کنترل تماس ها پس از ساعت اداری

انواع سیستم سانترال

انواع تماس هایی که توسط سیستم های سانترال برقرار می شود عبارتند از:

• تلفن آنالوگ سنتی سانترال Traditional Analog PBX
• سانترال IP
• سیستم سانترال محلی On-Premise PBX
• سانترال مبتنی بر ابر Cloud PBX
• سیستم سانترال هیبریدی HYBRID PBX

تلفن سانترال آنالوگ سنتی Traditional Analog PBX

دراین نوع از سیستم سانترال، از طریق شبکه سنتی و تلفن ثابت تماس تلفنی را برقرار و دریافت می کند. محدودیت در ارتباط با خطوط تلفن داخلی و خارجی وجود دارد. یعنی از یک خط برای تماس های خارجی به صورت اشتراکی استفاده می شود. یعنی برای مثال اگر دو خط تلفن برای تماس خارجی دارید و شما نیز هم می خواهید یک تلفن وتماس خارجی داشته باشید باید منتظر شوید تا یکی از آن ها آزاد شود. تلفن های داخلی نیز محدودیت تماس دارند. سیستم سانترال دارای یک برد یا جعبه سانترال است که باسیم کشی مسی به شبکه تلفن ثابت وصل می شود. خرید و نگهداری و تجهیزات سانترال و راه اندازی یک سیستم سانترال سنتی پرهزینه است.

سانترال IP

نوع بعدی سیستم سانترال برای برقرار تماس های تلفنی از اینترنت استفاده می کند. سیستم سانترال IP مبتنی بر نرم افزار است و به راحتی با شبکه اینترنتی شما هماهنگ و منطبق می شود. تا زمانی که به اینترنت متصل هستید از طریق تلفن هوشمند، رایانه یا سایر دستگاه های تلفن همراه می توانید تماس تلفنی داشته باشید. محدودیت تلفنی وجود ندارد. هزینه برقراری تماس تلفنی در مقایسه با سیستم سانترال سنتی بسیار ارزان است و به صورت اشتراک ماهانه محاسبه می شوند. امکانات سانترال IP عبارت است از:

• متصدی خودکاردارد. هر کسی تماس می گیرد توسط این متصدی به بخش یا کارمند مورد نظر وصل می شود.
• پست صوتی دارد. پیام صوتی را به صندوق ایمیل شما می فرستد.
• سیستم پیامک دارد که از طریق خط شرکت فرستاده می شود.
• ویدئو و کنفرانس وب که به شما امکان می دهد صفحه نمایش خود را برای مشاهده و بحث در مورد اسناد یا ارائه های اسلاید به اشتراک بگذارید.
• می توانید با هر گروهی که دوست دارید تماس برقرار کنید.
• پیام‌رسانی فوری تا بتوانید برای همکارانتان پیام‌های آنلاین ارسال کنید.
• تماس‌های کنفرانسی که به شما امکان می‌دهد همزمان با صدها شرکت‌کننده تماس برقرار کنید.

سانترال محلی On-Premise PBX

سیستم سانترال محلی مانند تلفن های سنتی در محل شما قرار دارد. یعنی شما با داشتن تلفن مبتنی بر شبکه به سرور محلی متصل می شوید. یعنی تماس ها از طریق یک تلفن سنتی و یک سیستم ویپ انجام می شود. نرم افزار رایگان مبتنی بر IP شبکه روی رایانه نصب می شود و سرور رایانه را به یک تلفن سانترال اختصاصی در همان محل تبدیل می کند. این سرور میزبان نرم افزارهای دیگر است. به عنوان یک مرکز کنترل عمل می کند.

هزینه راه اندازی این سانترال محلی کمتراز سانترال مبتنی بر ابر و سانترال میزبان است. از آنجایی که تلفن و سیستم متعلق به شماست کنترل سیستم تلفن سانترال نیز در دست شماست. انتخاب زمان به روز رسانی سیستم سانترال، تعمیر و نگهداری، کنترل و حتی آموزش مورد نیاز کارکنان نیز در دستان صاحب این سانترال است.

سانترال مبتنی بر ابر CLOUD-BASED (OR HOSTED) PBX SYSTEM

سانترال اختصاصی مبتنی بر ابر برای کسب و کارهایی مناسب است که کمتر از 200 کارمند دارند. تمام سخت افزارها و نرم افزارهای برای اجرای سانترال مبتنی بر ابر در یک فضای ابری قراردارد. سیستم تلفن سانترال مبتنی بر ابر با اتصال به اینترنت کارمی کند. هیچ تجهیزاتی در محل ابر ذخیره نمی شود. تمام تجهیزات متعلق به ارائه دهنده سانترال مبتنی برابر است. هزینه راه اندازی و نصب آن گران نیست. تجهیزات مورد نیاز شما تلفن های رومیزی است که دارای قابلیت ویپ است. راه اندازی این تلفن ها هم که هزینه خاصی ندارد. تلفن رومیزی را به روتر وصل کنید سانترال شما آماده است. همه تماس ها و ویژگی ها توسط سرور ارائه دهنده مدیریت می شود. کسب و کارهایی که از سیستم ابر استفاده می کنند مسئولیتی در قبال نگهداری مداوم نخواهند داشت.

سیستم سانترال هیبریدی

تجهیزات سیستم سانترال با voip ادغام شده و با ارائه IP های اضافی تلفن ها را به دفتر متصل می کند. کاربرد سیستم سانترال هیبریدی عبارتند از:

• اتاق های کنفرانس مجازی
• فکس از طریق IP
• کنفرانس های ویدئویی
• ترانکینگ SIP
• متصدی خودکار
• صف انتظار

اگر سرور قدیمی سانترال یا ویپ کارایی لازم را نداشته باشد، سیستم سانترال به شبکه دیگری سوئیچ می شود. ایده آل برای دفاتر راه دور و مکان های غیر قابل دسترس است. مشاغلی که نیاز به خطوط تلفن ایمن دارند بسیار مناسب است

مزایا و معایب سیستم سانترال

اکثریت کسب و کارها با سیستم سانترال قدیمی یا همان سانترال محلی آشنا هستند. مزایای سیستم سانترال در گذشته بسیار خوب بوده است. اما اکنون که سرویس های سانترال مبتنی بر ابر موجود است دلیلی وجود ندارد که تجارت و کسب و کار به خطر بیفتد.

معایب سیستم سانترال میزبانی شده یا محلی

دلایل زیادی وجود دارد که اگر این سیستم های قدیمی، تغییر یا ارتقاء نداشته باشند عملکرد کسب و کار را مختل می کنند.

• ضعف در ارائه خدمات به مشتریان
• اگر یک قسمت از سیستم سانترال خراب شود، کل سیستم از کار می افتد. تهیه تجهیزات و تعمیر سیستم سانترال محلی زمان براست.
• هزینه یک سیستم سانترال محلی بیشتر از یک سانترال مبتنی بر ابر است.
• رفع مشکلات سانترال محلی پیچیده و استرس زا است. اگر در سیستم سانترال محلی، مشکلی در سرویس بوجود بیاید مجبورید با فروشنده سانترال و شرکت تلفن بحث و گفتگو کنید. فروشنده سانترال می‌گوید مشکل از شرکت تلفن است، شرکت تلفن می‌گوید که همه چیز از طریق آن‌ها بررسی می‌شود و این باید تقصیر سانترال باشد.
• محدودتر است، مقیاس ندارد. اضافه کردن و حذف تلفن ها در یک PBX مبتنی بر محل محدود است. هر سانترال مبتنی بر موقعیت خاص فقط می تواند تعدادی تلفن را پشتیبانی کند. اگر شرکت شما رشد کند و مکان جدیدی اضافه کند، باید یک PBX اضافی بخرید. این احتمال وجود دارد که سانترال‌ای که در ابتدا خریداری کرده‌اید، اکنون کمی قدیمی است، به این معنی که باید یک سانترال متفاوت برای مکان جدید خریداری کنید.

مزایای سیستم سانترال مبتنی بر ابر یا میزبانی شده CLOUD-BASED (OR HOSTED) PBX SYSTEM

با عرضه سیستم سانترال مبتنی بر ابر، استقرار تلفن های سانترال در ادارات یا کسب و کارها آسانتر و مقرون به صرفه تر شده است. دریک سیستم سانترال مبتنی بر ابر به جز تلفن ها هیچ سخت افزاری برای نصب وجود ندارد. تمام مراحل تهیه، تعمیر، نگهداری و ارتقاء توسط شرکت میزبان اداره می شود. طیف وسیعی از ویژگی ها و مزایا به شرکت ها یا سازمان ها ارائه می شود که در راه حل قدیمی وجود نداشت. این ویژگی ها شامل موارد ذیل هستند:

• قدرت اتصال از طریق دستگاه های مختلف
• میزبانی تماس های صوتی
• امنیت مضاعف
• ایجاد برنامه های سفارشی

همچنین تلفن سانترال مبتنی بر ابر می تواند ویژگی های تلفن های سنتی را نیز ارائه دهد.

ویژگی تلفن های سانترال سنتی

ویژگی های تلفن سانترال مبتنی بر ابر که با تلفن سانترال سنتی مشترک است عبارت است از:

• سابقه تماس
• در انتظار تماس، ادامه تماس
• شماره گیری سریع
• انتقال و وصل تماس
• پوشش شناسه تماس گیرنده
• آوای انتظار
• تماس فرعی
• مدیریت تماس های چندگانه
• تماس های همزمان
• پست صوتی

تلفن سانترال مبتنی بر ابر بسیار مقیاس پذیر و انعطاف پذیر است. باعث رشد و گسترش شرکت و سازمان ها می شوند.

سانترال مجازی چیست؟

شکل دیگر سیستم ویپ که مبنی بر پروتکل اینترنت است سانترال مجازی می گویند. این سیستم سانترال مجازی از خارج کنترل و مدیریت می شود. این سیستم متعلق به ارائه دهندگان سرویس های voip است. با این تفاوت که ارزانتر از ویپ ارائه می شود. این سیستم سانترال مجازی از خارج کنترل و مدیریت می شود. مناسب کسب و کار وکوچک با کمتر از 10 کارمند است.

ویژگی ها و محدودیت های سانترال مجازی

همانطور که ذکر شد سیستم سانترال مجازی تلفن های سانترال ویپ هستند که تماس ها را از طریق اینترنت به عنوان داده انتقال می دهند.

ویژگی سانترال مجازی

• پست صوتی
• متصدی خودکار
• مدیریت تماس نامحدود (بدون سیگنال اشغال)
• انتقال تماس
• هزینه کمتر

محدودیت سانترال مجازی

• فقط مدیریت تماس ورودی
• محدودیت در ارائه تماس های فرعی
• عدم ارائه خدمات فکس از طریق شبکه
• ممکن است پست صوتی به ایمیل ارائه نشود
• عدم پوشش بین المللی برای مسافت های طولانی
• عدم ارائه خدمات فکس اینترنتی
• دریافت هزینه اضافی برای تماس های کنفرانسی
• برای تماس خروجی نیاز به یک سرویس تلفن جداگانه دارد.

نتایج پایانی

با وجود اینکه نصب و راه اندازی انواع سیستم سانترال کارایی کسب و کارها را افزایش می دهد، اما کاربرد سیستم سانترال در سازمان ها، ادارات و کسب و کارها بسیار دچارتغییر و تحول است. یعنی سیستم سانترال بدون پشتیبانی درحال منسوخ شدن است. اکنون بهترین زمان برای تغییر سیستم سانترال به سانترال ابری است. سانترال مبتنی بر ابر بسیار ارزانتر از سانترال قدیمی است. ارائه دهندگان سرویس های ابری بهترین راه حل را به شما پیشنهاد می دهند و براحتی می توانید انواع مزایای سیستم سانترال را در تماس های تلفنی محل کار خود بهره ببرید.

منیع: https://www.ecn.co.za/how-many-types-of-pbx-are-there/

https://www.expertmarket.com/ca/phone-systems/what-is-pbx